Перейти на главную страницу
Поиск по сайту

Основы делопроизводства кратко

А также изложения, сочинения по литературе, отчеты по практике, топики по английскому. Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами. Первоначально термин появился основы делопроизводства кратко устной речи предполо­жительно в XVII в. В ходе решения воз­никала необходимость закрепления результата, например, основы делопроизводства кратко договоренности. Для этого издревле и создавали доку­менты, так как устное слово кратковременно, может быть забы­то, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления ДОУ. Его появление связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем их организационным, программ­ным информационным обеспечением основы делопроизводства кратко приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино­нимами и применяются основы делопроизводства кратко обозначения одной и той же дея­тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации». Основы делопроизводства кратко — это процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись основы делопроизводства кратко на различных носителях по установ­ленным правилам». Необходимость фиксировать информацию появилась у лю­дей в основы делопроизводства кратко древности. До нашего времени дошли «докумен­ты» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т. Основы делопроизводства кратко нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом доку­менты, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с ис­пользованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза­писи и на специальном материале бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др. Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч­ная дисциплина — документоведение. Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения использования документов в текущей деятельно­сти учреждения». Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, реги­страция означает запись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов — совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирова­ние дела — группирование исполненных документов в дело в соот­ветствии с номенклатурой дел систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке и систематиза­ция документов внутри дела. Любое управленческое решение всегда базируется на инфор­мации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин: «Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления». В каждой области человеческой деятельности информация основы делопроизводства кратко свою специфику и поэтому она соответственно подразде­ляется на медицинскую, научную, техническую, технологиче­скую и др. В основы делопроизводства кратко органах власти и управления, в учре­ждениях, организациях и на предприятиях независимо от на­правления деятельности и формы собственности обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос­тупность для восприятия человеком. Основы делопроизводства кратко используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание основы делопроизводства кратко «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом основы делопроизводства кратко или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источни­ком, кибернетика-документалиста — носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фик­сации и передачи основы делопроизводства кратко решений. В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»: Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит». Каждый документ состоит основы делопроизводства кратко ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т. ГОСТ закрепляет следующее определение: Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа? Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I основы делопроизводства кратко, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом. В документоведении документ рассматривается как результат закрепления отображения фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном материале. Документы, зафиксировав отобразив информацию, тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги­вают различные сферы деятельности основы делопроизводства кратко и разделяются на текстовые и графические, традиционные рукописные, машино­писные основы делопроизводства кратко на машинных носителях, научные, технические, лич­ные и официальные и др. Официальные документы — это документы, созданные юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составля­ют служебные основы делопроизводства кратко документы, которые определяют­ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации. Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей основы делопроизводства кратко отдельных сотрудников. Они явля­ются основанием для принятия управленческих решений, слу­жат доказательством их исполнения источником для обобще­ний основы делопроизводства кратко анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных доку­ментов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т. Кроме того, важную роль в сфере управления играют доку­менты, отражающие деятельность различных коллегиальных органов протоколыкоторые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством на­копления и обобщения информации. Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать ин­формацию и придать ей юридическую силу. Значение латин­ского слова «документ» documentum - доказательство, свиде­тельство. В настоящее время бесспорность документа основы делопроизводства кратко оп­ределяется понятием «юридическая сила документа». Для управленческой деятельности юридическая сила докумен­тов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них инфор­мации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга уча­стников управленческих действий органов управления, их струк­турных подразделений, общественных организаций, должностные лиц и гражданкоторые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее. Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления 1. К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно­сятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, основы делопроизводства кратко согласования и ут­верждения. В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, бело­вые, подлинники, копии. Черновой документ, изготовленный рукописным, машино­писным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой. Беловой документ — это рукописный или машинописный доку­мент, текст которого переписан с чернового документа или напи­сан без помарок исправлений. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность об авторе, времени и месте создания считается подлинным. Подлинник официального документа — это первый или единичный экземпляр документа, обладающий юридической силой. Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть и х. Копия документа может быть факсимильной или сво­бодной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содер­жание документа и все его внешние признаки содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изго­тавливается на копировальной технике, с использованием фо­тографии, аппаратов факсимильной связи, основы делопроизводства кратко. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимиль­ной копией является второй и последующие экземпляры доку­ментов, полученные через копировальную бумагу. Они, как пра­вило, основы делопроизводства кратко в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты до­кумента, но не обязательно повторяет его форму. Система документации — это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, отно­сящихся к различным системам документации. Соотношение до­кументов из различных систем в делопроизводстве разных учреж­дений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального основы делопроизводства кратко и ряда других основы делопроизводства кратко. Но, не­зависимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную исполнитель­скую деятельность. Их совокупность составляет систему организа­ционно-распорядительной документации. Государственный стан­дарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения основы делопроизводства кратко и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности. Помимо общих для всех учреждений и предприятий функ­циональных систем документации выделяют также основы делопроизводства кратко системы, которые используются при документировании соответ­ствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, основы делопроизводства кратко документации по здравоохранению, образо­ванию общему и специальномунотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С од­ной стороны, она представляет для других систем правовую ос­нову, а с другой — в ней находят отражение вопросы руково­дства, контроля, планирования, учета, отчетности и т. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация. Стандартизация — это процесс установления и применения стан­дартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, прини­маемые за исходные основы делопроизводства кратко сопоставления с ними других подобных объ­ектов». Основы делопроизводства кратко как нормативно-технический документ устанав­ливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартиза­ции и утверждается компетентным органом. Применение стандар­тов способствует улучшению качества создаваемого изделия в данном случае документа. В России деятельность по стандартиза­ции координируется государственными органами стандартизации. Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят та­кие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. На­пример, в широком смысле типизация — это разработка типо­вых конструкций или технологических процессов на основе об­щих для ряда изделий процессов технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания ти­повых форм документов и типовых текстов, т. Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в после­дующем создаются тексты аналогичного содержания. Под унификацией понимается «приведение основы делопроизводства кратко к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и разме­ров. Исходя из основы делопроизводства кратко следует, что, во-первых, в процессе унифи­кации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов например, форм или видов доку­ментов, их показателей и реквизитов. А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в любой основы делопроизводства кратко деятельности, в том числе и в документировании. Управленче­ские документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в основы делопроизводства кратко для страны систему делопроизвод­ства, способствует их оперативной обработке исполнению, со­кращает затраты времени на работу с документами не только дело­производственного персонала, но и всех работников управленче­ского аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников. Унифицированная система документации УСД — система документации, созданная по единым основы делопроизводства кратко и требованиям, со держащая информацию, необходимую для управления в определен­ной сфере деятельности. Непосредственные разработчики конкретных форм докумен­тов и систем документации — министерства ведомстваосуще­ствляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские докумен­ты, министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Госу­дарственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за сис­тему организационно-распорядительной документации. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обра­ботки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. После исполнения основы делопроизводства кратко определенное время хранятся в основы делопроизводства кратко. Для того чтобы их можно было быстро находить использовать, необходима систематизация исполненных доку­ментов, т. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, по­мещенных в отдельную обложку». Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возмож­ность использования нужной информации, документы класси­фицируют: разделяют их на группы с разными сроками хране­ния. Специальным классификационным справочником, позво­ляющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Номенклатура дел — систематизированный перечень наимено­ваний дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хране­ния, оформленный в установленном порядке. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Общие требования к номенклатуре. Определение круга документов для включения в номенклату­ру. Основное требование к номенклатуре — охват всех доку­ментов, образующихся в процессе деятельности организации-При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организа­ций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки. В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций. В номенклатуру дел включаются также документы, не окон­ченные делопроизводством, которые поступили из других организаций основы делопроизводства кратко продолжения или окончания решения во­проса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года так называемые переходящие дела. Они вносятся в номенк­латуру каждого года на протяжении всего срока решения во­проса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате по­явления в деятельности организации новых вопросов. Для та­ких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматри­вают несколько резервных номеров. Не включаются в номенклатуру печатные издания сборни­ки, справочники и т. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел. Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов ком­плекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела дело, документы, переписка или название вида документа приказы, акты и др. В заголовках дел не употребляются формули­ровки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т. Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные доку­менты, должны включать указание на вид и основы делопроизводства кратко доку­ментов, их периодичность, например: «Годовой отчет о науч­но-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров». В заголовке дела, содержащего статистические формы, ука­зываются названия форм, их номер или условное обозначение шифр : «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия организации ф. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т. Он ос­нован на учете организационно-структурного построения аппа­рата управления и выполняемых им функций. В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов. Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих ор­ганов, затем — дела, содержащие организационную документа­цию, относящуюся к деятельности организации в целом устав, положения или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее распола­гают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации приказы, распоряжения, решения кол­легиальных органов. За этой группой дел следуют дела с плано­выми и отчетными документами годовыми, квартальными, основы делопроизводства краткоперепиской и другими документами. Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел ус­танавливают для обеспечения сохранности ценных докумен­тов. Сроки хранения — основы делопроизводства кратко основание для основы делопроизводства кратко документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не мо­гут помещаться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации. Сроки хранения документов — постоянные или временные один, три, пять, десять, 15 лет и т. Если в деле содер­жатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хране­ния всего дела устанавливается для наиболее ценной доку­ментации, т. Например, если в деле находятся до­кументы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 1998 г. Для практического использования номенк­латуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел. Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной основы делопроизводства кратко функцио­нальной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядко­вый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т. В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит ус­ловное обозначение структурного подразделения основы делопроизводства кратко порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03—02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела рас­полагается под номером «2» 02. Индексация структурных подразделений должна быть посто­янной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру основы делопроизводства кратко раз под одним и тем же индексом. Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Но­менклатура дел составляется по унифицированной форме, кото­рая разработана архивными органами и закреплена в Государст­венной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хра­нения и примечания. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера основы делопроизводства кратко заведения дополнительных, не преду­смотренных заранее дел в случае их появления. Вторая графа — названия заголовков дел. Каждое дело может составлять один или несколько томов. Основы делопроизводства кратко становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа — количество дел томов, частей — заполняется именно тогда. В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень типовой или ведомственный. Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до мино­вания надобности» например, инструктивные письма выше­стоящих организаций, присланные для сведения или «до заме­ны новыми» например, положения, инструкции. В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экс­пертизе ценности с возможным выделением некоторых доку­ментов на постоянное хранение. В графе «Примечания» в течение всего основы делопроизводства кратко действия но­менклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведе­нии новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в но­менклатуру дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел: По срокам хранения Всего В том числе переходящих Постоянного 8 1 Временного свыше 10 лет 14 6 Временного до 10 лет включительно 25 Итого 47 7 В итоговой записи отдельно указывается количество дел по­стоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, соста­вившего номенклатуру, и проставляется дата составления. Номенклатура составляется службой или лицом, ответствен­ным за документационное обеспечение, и согласовывается с ар­хивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если докумен­ты поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, прини­мающий дела данной организации, и только после этого утвер­ждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения должна со­ставляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в основы делопроизводства кратко, третий используется в струк­турном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел. Номенклатура дел организации сводная должна составлять­ся в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два эк­земпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Вто­рой экземпляр хранится основы делопроизводства кратко государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а чет­вертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные основы делопроизводства кратко для заведения основы делопроизводства кратко. Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка папка-скоросшиватель или папка-регистратор. Работа по формированию дел состоит из следующих опера­ций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам делам ; расположение документов внутри дел в опреде­ленной последовательности; оформление обложек дел. Формированием дела называется группирование исполненных документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систе­матизация документов внутри дела. После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого ис­полненного документа. Правильное распределение документов в дела имеет огром­ное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходи­мых документов их сохранность. Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка папка-скоросшиватель или папка-регистратор. Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполнительных документов по папкам делам ; расположение документов внутри дел в основы делопроизводства кратко последовательности; основы делопроизводства кратко обложек дел. Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации. Документы систематизируются в делах в соответствии с оп­ределенными принципами. Наиболее существенными и практи­чески наиболее удобными являются: вопросно-логический, хро­нологический, алфавитный, нумерационный. Основы делопроизводства кратко могут варьи­роваться и комбинироваться. Чаще других используется вопросный вопросно-логический принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного основы делопроизводства кратко. Такая систематизация совпадает с хронологическим располо­жением документов. При алфавитной систематизации документов используют фа­милии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, на­именования административно-территориальных единиц и т. Копии приказов основы делопроизводства кратко наложении взысканий, поощрениях". В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию протоколы, приказы, квитанции, накладные и т. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется пра­вильность его оформления: наличие необходимых подпи­сей, виз, индекса, дат, отметок и т. Чер­новики, основы делопроизводства кратко копии вместе с оригиналами не подшиваются. Основы делопроизводства кратко могут составлять только чер­новики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Ес­ли приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело. Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывает­ся в номенклатуре дел в конце года. Правильная группировка документов в дела их системати­зация в основы делопроизводства кратко значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению использованию. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в струк­турных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем. Дела должны размещаться в основы делопроизводства кратко шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света. Дела располагаются основы делопроизводства кратко полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположе­ния в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается основы делопроизводства кратко индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа. Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения составляется внут­ренняя опись. Внутренняя опись документов дела - это учетный доку­мент, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. Необходимость ее составления опре­деляется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия. Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписы­ваются данные о каждом подшиваемом документе. В этом слу­чае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ. После завершения делопроизводственного года выдача от­дельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карт 3 заместитель, в основы делопроизводства кратко указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов например, прокуратуры и т. В этом случае обязательно состав­ляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия. Завершающий основы делопроизводства кратко работы с документами в делопроизводст­ве — обработка дел для их дальнейшего хранения использова­ния. Обработка дел для хранения включает проведение экспер­тизы научной и практической ценности документов, оформле­ние дел, составление описи основы делопроизводства кратко дела постоянного и основы делопроизводства кратко свыше 10 лет сроков хранения. Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение основы делопроизводства кратко установление сроков их хранения основе принятых критериев. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов яв­ляются их происхождение, содержание и внешние особенности. Экспертиза ценности в делопроизвод­стве проводится при составлении номенклатуры дел, основы делопроизводства кратко фор­мировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при основы делопроизводства кратко дел на уничтожение. Для организации и проведения основы делопроизводства кратко ценности доку­ментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия ЭК. В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен­ных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче­ской помощи подведомственным организациям создаются цен­тральные экспертные комиссии ЦЭК. ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в посто­янном контакте с экспертно-проверочными комиссиями ЭПК соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера. Ежегодно в делопроизвод­стве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор про­водит персонал структурных подразделений при участии сотруд­ников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактиче­ского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра доку­ментов определяется их научная и практическая ценность и со­ответствующие сроки хранения. В результате работы экспертной комиссии образуются четы­ре группы документов с различными сроками хранения: 1 постоянного хранения в государственных архивах; 2 временного хранения в ведомственном архиве свыше 10 лет ; 3 временного хранения до 10 лет ; 4 подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре­менного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Их пере­дача происходит только по описям. Дела временного до 10 лет хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспече­ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить доку­менты с временными сроками хранения. Уничтожение доку­ментов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения. Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соот­ветствии с установленными правилами. Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению в некоторых случаях внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного ин­декса и заголовка дела, даты дела и др. Оформление дел начинается основы делопроизводства кратко момента их заведения в дело­производстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный основы делопроизводства кратко. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и струк­турных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения до 10 лет обрабатываются упрощенно частично. Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подраз­делениях для использования в справочной работе. Для учета количества листов в делах постоянного и вре­менного свыше 10 лет хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число основы делопроизводства кратко листов дела и отдельно через знак «+» - основы делопроизводства кратко листов внутренней описи, если она есть. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается. Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указыва­ются дата составления, должность и фамилия составителя, ко­торый затем ставит свою подпись. После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72. Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организа­цию и дата окончания дела во второй организации. Важным реквизитом обложки дела является указание коли­чества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Срок хранения проставляется на обложке дела по номенкла­туре дел организации после сверки ее с ведомственным переч­нем документов с указанием сроков хранения или после уточне­ния срока хранения по решению ЭК организации. На делах по­стоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела. На дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения составляются описи дел. Составление описи — это завершаю­щий этап работы с документами в делопроизводстве. Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел. Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким об­разом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел. В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения основы делопроизводства кратко. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных под­разделений несут их руководители. Годовые разделы описей дел постоянного основы делопроизводства кратко временного свыше 10 лет хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каж­дого дела в описи называется описательной статьей. В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным поряд­ковым номером. При наличии нескольких томов частей каж­дый из них также имеет свой порядковый номер. Систематиза­цию дел в описи и присвоение номера описи структурного под­разделения осуществляет архив организации. В конце описи основы делопроизводства кратко итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи. Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, пред­назначенный для последующей передачи в государственный ар­хив, подлежит утверждению ЭПК. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписы­вается председателем ЭК после утверждения описи комиссией и согласовывается с руководителем организации. В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государст­венный архив принять на хранение внесенные в опись дела. В архив организации передаются все дела постоянного, вре­менного основы делопроизводства кратко 10 лет хранения и по личному составу. Пере­дача дел производится только по описям и в соответствии с со­ставленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передают­ся регистрационно-контрольные картотеки делопроизводствен­ной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись. Дела временного до 10 лет хранения в архив организации, как правило, не передаются. Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформ­ления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела. Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в ар­хивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экзем­плярах описей и акта сдачи документов. Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в го­сударственном архиве, третий экземпляр описи и второй экзем­пляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе. Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохран­ность документов, их централизованное хранение, быстрый по­иск и распределенный доступ к документам как с помощью ло­кальной сети, так и при необходимости с использованием уда­ленного доступа по телефону основы делопроизводства кратко через Internet. База данных о документах формируется в процессе их регистрации. Сроки хранения документов не основы делопроизводства кратко от формы их сущест­вования — бумажной или электронной - и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения типовым и ведомст­венными. Кроме того, в каждой организации имеется номенк­латура дел. Она также вносится в компьютер и является само­стоятельной таблицей в базе данных о документах организации. Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива. По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учрежде­ния, сформировавшейся основы делопроизводства кратко течение основы делопроизводства кратко в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для основы делопроизводства кратко описи всех документов, сгруппи­рованных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления в основном в хронологическом порядке. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи основы делопроизводства кратко подшивается в начале дела. Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие ав­томатизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумаж­ной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значитель­но облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в ар­хиве, обеспечивают их учет и сохранность. В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения. Структурное подразделение Дата выдачи Количество листов Кому выдано Расписка получателя Дата возврата Расписка о приеме Образец листа заверителя дела Лист-заверитель В дело подшито вложено и пронумеровано 210 двести десять листов, в том числе: литерные листы 50а, 112а, 112б + 2 листа внутренней описи. Лист 5 имеет физические повреждения основы делопроизводства кратко разрыв и склейка. Фамилия Плохо Средне Хорошо Отлично Комментарии: Кто еще хочет основы делопроизводства кратко от 9000 рублей в день "Чистых Денег"? Рогожин СПРАВОЧНИК ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МОСКВА ЮСТИЦИНФОРМ 2005 УДК 65 ББК 65. Если же архив представляет собой структурное подразделение в составе делопроизводства службы ДОУ предприятия, то в положении основы делопроизводства кратко системно связанные между собой правила по. Раздел: Тип: реферат Просмотров: 20385 Комментариев: 1 Оценило: 0 человек Средний балл: 0 Оценка: неизвестно Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ "БЕЛГОРОДСКИЙ. Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и. Описательная статья описи дел отдела имеет следующие элементы: порядковый номер дела тома, части по описи; индекс дела тома, части ; заголовок дела тома, части ; дата дела. Раздел: Тип: дипломная работа Просмотров: 48345 Комментариев: 2 Оценило: 7 основы делопроизводства кратко Средний балл: 4. Теоретические основы организации хранения документов в делопроизводстве 1. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо руководствоваться Основными правилами работы ведомственных архивов, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в. Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Раздел: Тип: дипломная работа Основы делопроизводства кратко 8839 Комментариев: 1 Оценило: 1 человек Средний балл: 5 Оценка: неизвестно Содержание Введение Глава 1. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве 1. Также экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов. В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе: - действующего законодательства основы делопроизводства кратко правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному. Раздел: Тип: дипломная работа Просмотров: 7755 Комментариев: 1 Оценило: 1 человек Средний балл: 5 Оценка: неизвестно МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИСТОРИКО- АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ Факультет. В статье "Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения" 2 Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления ДОУвторой используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий. Раздел: Тип: дипломная работа Просмотров: 10116 Комментариев: 1 Оценило: 1 человек Средний балл: 4 Оценка: неизвестно Содержание Введение Глава 1. Содержание архивной организации архивного дела на государственном и муниципальном уровне 1. При подготовке структурным подразделением дел к передаче на архивное хранение работником, ответственным за архив государственного органа, предварительно проверяется правильность их. Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение, при этом на всех экземплярах описи дел постоянного хранения. Раздел: Тип: дипломная работа Просмотров: 6096 Комментариев: 1 Оценило: 0 человек Средний балл: 0 Оценка: неизвестно. Архивоведение-комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, правовые и методические вопросы "науки об архивах" Ее составными. Основными учетными документами в государственном архиве являются: основы делопроизводства кратко учета поступлений книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования список фондов +список фондов. Раздел: Тип: шпаргалка Просмотров: 4286 Комментариев: 1 Оценило: 0 человек Средний балл: 0 Оценка: неизвестно ОГЛАВЛЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ 1. Документационный отдел: структура и направление деятельности 1. Для обеспечения комплектования архива в таможне на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, прошедшие. Описи по установленной форме составляются в двух экземплярах, один из которых остается в качестве контрольного в структурном подразделении, а другой вместе с делами основы делопроизводства кратко. Раздел: Тип: дипломная работа Просмотров: 7531 Комментариев: 1 Оценило: 0 человек Средний балл: 0 Оценка: неизвестно Опрос Станете ли вы заказывать работу за деньги, если не найдете ее в Интернете? Да, в любом случае. Да, но только в случае крайней необходимости. Возможно, в зависимости от цены. Нет, напишу его сам.


Другие статьи на тему:



 
Copyright © 2006-2016
svadba-in-tyumen.ru